Registro stupefacenti elettronico: software H2ORS

Last Updated on 2 Settembre 2021 by Dr. Marco Ternelli

In questo articolo, Farmagalenica presenta la normativa e relativo software del registro stupefacenti elettronico (detto anche registro informatico stupefacenti), mediante un software appositamente realizzato per la Farmacia, Ospedali (ma non solo), chiamato H2O RS.

Il software nasce dall’esigenza del Dr. Marco Ternelli di disporre di un software a misura di Farmacista, sviluppato da Farmacista, per cui la realizzazione è stata affidata al Dr. Flavio Bosco.

Il software è stato realizzato principalmente per facilitare le numerose registrazioni per le preparazioni di cannabis medica in Farmacia, ma è ovviamente utilizzato per la registrazione di qualsiasi altro farmaco o sostanza stupefacente (es. Luminale, morfina, codeina, ecc…).

Che cos’è il registro stupefacenti elettronico

Il 99% delle Farmacie italiane non ha mai avuto a che fare con il registro stupefacenti elettronico di entrata e uscita (che si ricorda, è cosa diversa dal registro di carico e scarico), ma solo con il registro stupefacenti cartaceo (il “famoso” registro da 50 o 200 pagine Buffetti).

Si tratta di un software che può essere realizzato da qualunque programmatore o software house, non è un software “di Stato”.

Di fatto, permette di eseguire le operazioni che normalmente si eseguono a mano, su un software (programma) al fine di lavorare in maniera più efficiente ed efficace. Prosegui nella lettura per capire come e perché.

Quali sono i vantaggi del registro stupefacenti elettronico rispetto alla versione cartacea?

Posto che un software registro stupefacenti elettronico può essere realizzato in modi differenti, le caratteristiche che seguono si riferiscono genericamente ad un registro stupefacenti elettronico, mentre sono evidenziate le caratteristiche peculiari di H2O RS.

Non va vidimato

Mentre il registro stupefacenti cartaceo va vidimato dall’Autorità Sanitaria Locale (ogni anno se si cambia il registro annualmente), il registro stupefacenti elettronico non va mai vidimato (è elettronico).

L’unico obbligo iniziale, è avvisare l’AUSL che si utilizzerà il registro stupefacenti elettronico: per far questo, è sufficiente inviare una semplice raccomandata A/R con il giorno esatto in cui si inizierà ad adottare il registro stupefacenti elettronico (e contestualmente si chiuderà definitivamente quello cartaceo).

Le operazioni di entrata/uscita sono velocissime

Mentre nel registro stupefacenti cartaceo è necessario tenere traccia della numerazione interna, scrivere a mano, inserire dati quali data, numero progressivo, trovare la pagina, ecc… il registro informatico stupefacenti H2O RS è completamente automatico e permette, ad esempio:

• di inserire nomi lunghi di medici o pazienti o ditte o codici alfa/numerici in pochi secondi se già inseriti, avendo una funzione automatica di ricerca di nomi già immessi in precedenza.
• la data di registrazione (entrata o uscita) è automaticamente inserita
• il numero progressivo delle operazioni di registrazione è automaticamente inserito
• la numerazione interna dei documenti (es. ricette) è automatica, unica e progressiva

È a prova di errori accidentali o calcoli errati

Nel registro stupefacenti cartaceo può capitare di eseguire a mente una sottrazione o addizione sbagliata. E di non accorgersene subito, ma di trascinare l’errore per diversi scarichi successivi.

Questo è impossibile che accada nel registro stupefacenti elettronico, dato che esegue automaticamente i calcoli di addizione o sottrazione delle giacenze.

Inoltre, in caso di inserimento della quantità da caricare/scaricare, in H2O RS è richiesto un doppio inserimento delle quantità per verificare che non siano stati commessi errori nella digitazione.

Si possono effettuare correzioni in ogni momento*

All’interno di ogni periodo (* vedi più avanti), è possibile correggere ogni errore presente, e il software automaticamente modificherà in maniera pulita eventuali registrazioni successive.

Si può eseguire una registrazione in entrata contestualmente ad una in uscita

Un esempio vale più di mille parole.

Immaginiamo di dover scaricare una sostanza stupefacente (es. cannabis infiorescenze) e di dover caricare la relativa preparazione finita in un’altra pagina (es. cartine di cannabis 100mg). Sono 2 operazioni distinte.

Con H2ORS è possibile, nella stessa schermata, inseriti i dati una volta sola, impostare che venga scaricata l’infiorescenza e caricata la preparazione finita. O, nel caso di estratti, il residuo di lavorazione.

In questo modo si evitano errori di trascrizione, errori di registrazione e tempo (tanto tempo!).

È possibile tracciare esattamente chi ha fatto cosa. E quando.

Il registro stupefacenti elettronico permette l’accesso solo mediante credenziali personali (username e password) che ogni Farmacista dispone. In H2O RS, poi, viene registrata ogni attività: data, ora, tipo di operazione.

Può essere reso accessibile da tutti i computer della Farmacia

In questo modo, indipendentemente da dove ci si trova o da quale computer si vuole lavorare, è possibile accedere al registro informatico. Anche da un portatile, comodamente trasportabile in giro per i locali della Farmacia.

Qual è la normativa del registro stupefacenti elettronico

Il registro stupefacenti elettronico è stato istituto nel 2010, con il Decreto 11 Maggio 2010 (GU Serie Generale n.121 del 26-05-2010), Modalità di registrazione con sistemi informatici della movimentazione delle sostanze stupefacenti e psicotrope, dei medicinali e delle relative composizioni di cui alle tabelle allegate al decreto del Presidente della Repubblica 9 ottobre 1990, n. 309, recante il testo unico delle leggi in materia di disciplina degli stupefacenti e sostanze psicotrope e di prevenzione, cura e riabilitazione dei relativi stati di tossicodipendenza.

Tale normativa non fornisce modelli ufficiali di come deve apparire l’interfaccia (visivamente) il registro stupefacenti elettronico, ma solo linee guida tecniche da seguire quando si sviluppa un software per il registro informatico stupefacenti.

Cosa c’è di diverso tra il registro stupefacenti elettronico e quello cartaceo?

Il registro informatico stupefacenti deve essere chiuso periodicamente

Mentre il registro cartaceo va chiuso una volta all’anno al 31 Dicembre, il registro elettronico è soggetto a 2 chiusure:

1. chiusura annuale, al 31 Dicembre (come quello cartaceo)
2. chiusura di periodo, solitamente mensile.

H2O RS è impostato per effettuare la chiusura di periodo ogni mese (quindi 12 chiusure all’anno).

Tra una chiusura di periodo e l’altro, è possibile effettuare qualsiasi modifica sulle registrazioni effettutate:

• cancellare righe
• modificare righe
• cambiare un qualsiasi valore (data, nomi, tipo documento, ecc…)

Tutte queste operazioni sono tracciate e registrate, in modo che sia sempre chiaro come era la situazione PRIMA della modifica e DOPO la modifica, oltre ovviamente a registrare l’operatore che ha effettuato le modifiche.

Una volta effettuata la chiusura di periodo (a cambio mese), avvengono 2 cose:

1. viene richiesto di stampare su carta tutti i dati (registrazioni) del periodo (ossia tutte le registrazioni del mese)
2. viene resa impossibile qualsiasi modifica delle registrazioni effettuate nel periodo “chiuso”.

È necessario delegare per iscritto tutte le persone che possono accedere ed utilizzare il Registro

Mentre il registro cartaceo è liberamente accessibile a tutti i Farmacisti, quello informatico può essere utilizzato (per visualizzare o eseguire operazioni) solo da personale autorizzato dal Titolare/Direttore.

La normativa prevede che l’autorizzazione sia data per iscritto ad ogni Farmacista, che la firma per accettazione e presa visione.

C’è un manuale d’istruzione per il registro stupefacenti elettronico H2O RS?

Il manuale è disponibile sul sito del software H2O RS, al seguente link.

Su concessione del Dr. Marco Ternelli, si allega questo manuale interno in formato PDF della Farmacia Dr. Ternelli con immagini, esempi e spiegazioni su come funziona il software H2O RS.

Quali sono i “contro” del registro informatico stupefacenti?

Non adatto a chi ha poche movimentazioni

È certamente un software che ha un senso per coloro che eseguono molte registrazioni.
Chi effettua 10-50-100 registrazioni all’anno forse non troverà sorprendente l’utilizzo del registro informatico stupefacenti al posto del cartaceo, ma anzi, qualcosa di più “macchinoso”.

Ha un costo significativamente maggiore

Rispetto al registro stupefacenti cartaceo, H2O RS ha certamente un costo maggiore in quanto software con licenza, ma viene certamente ammortizzato da chi ne fa un uso intensivo, risparmiando (ad esempio), sul personale addetto alla registrazione cartacea.

Va però considerata la tranquillità nella correttezza delle giacenze e l’immediatezza nel recuperare dati e movimentazioni in caso di necessità (es. controllo NAS o AUSL).

Come posso avere maggiori informazioni su H2O RS?

Contattando l’autore, il Dr. Flavio Bosco al sito web dedicato.

Altre recensioni su software per la Farmacia Galenica si possono trovare in questo articolo sempre su Farmagalenica.it.